In Zeiten von Corona online miteinander arbeiten?

In Zeiten von Corona sucht ihr nach Möglichkeiten euch trotzdem mit eurem Bezirk oder Stamm austauschen, ohne euch dabei treffen zu müssen?

Wir haben hier ein paar Tools gesammelt, die euch die gemeinsame Online-Arbeit erleichtern und kostenlos verfügbar sind.

jitsi - mit nur drei Klicks Videokonferenzen abhalten

Jitsi ist ein praktisches Tool um online Telefonkonferenzen und Videokonferenzen abzuhalten. Die Funktionen sind quas "aus dem Stand" heraus nutzbar und daher sehr einfach in der Anwendung.

Ihr eröffnet einfach ein neues Meeting über die Jitzi Homepage, teilt den unten angezeigten Link und das Passowort der Konferenz mit den anderen Leiter*innen, die schalten sich dazu und schon geht es los. Ganz ohne Anmeldung und natürlich kostenlos.

Google Drive - gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Tabellen etc.

Egal, wo ihr gerade seid: Mit Google Drive könnt ihr erstellte Dateien online miteinander teilen und gleichzeitig bearbeiten.

Google Drive enthält die Anwendungen Google Docs, Sheets, Slides und Forms mit denen dann jeweils Textdokumente, Tabellen, Präsentationen oder Fragebögen erstellt werden können.

Das Ganze ist online und kostenlos verfügbar, ihr braucht lediglich einen Google Account. 

Trello - organisieren und priorisieren im Team

Trello ist ein kostenloses Projektmanagement-Tool, dass euch dabei Hilft euch einen Überblick über die gesamten Planungen zu verschaffen und die anfallenden Aufgaben zu strukturieren. Ihr könnt dort Aufgaben erstellen, Verantwortliche benennen, Fälligkeitsdaten festlegen, Kommentare hinterlassen und vieles mehr.

Über die Trello-Homepage kann man sich ganz einfach registrieren und mit der Zusammenarbeit starten.

Zoom - umfangreiche Features für Webkonferenzen

Zoom ist ein Tool, dass Video- und Audiokonferenzen ermöglicht. Dazu gibt es zahlreiche Moderationsmöglichkeiten, Kleingruppenbildung und Visualisierung (z.B. Brainstorming über die Whiteboard-Funktion)

Für Zoom muss sich eine Person als Moderator*in einen kostenlosen Account zulegen und kann über einen Link alle weiteren Personen zum Meeting einladen. Nur der*die Moderator*in kann alle Funktionen steuern, aber auch immer eine*n Co-Moderator*in gleichzeitig benennen, der*die die Funktionen ebenfalls erhält.

Großes Manko, an dem anosnsten echt tollen Tool: in der kostenlosen Version können Meetings leider nicht länger als 40 Minuten abgehalten werden. Danach wird das Meeting automatisch beendet und ihr müsst ein neues aufmachen.

Loom - Videos erstellen und einfach teilen

Über das Online Tool Loom könnt ihr ganz einfach Videos von euch oder eurem Bildschirm erstellen und mit anderen Menschen teilen.

Ihr könnt euch einmalig kostenlos einen Account erstellen und sofort mit der Aufnahme beginnen. Das fertige Video kann dann über einen Link mit anderen Personen geteilt und direkt dort auch kommentiert werden. So kann man Sachverhalte noch schneller erklären und das Ganze in guter Qualität.

Office365 -die Rundumlösung für euren Stamm/Bezirk

Wenn ihr für euren Stamm noch eine Rundum Lösung sucht, um online miteinander zu arbeiten und dabei viele Vorteile der Microsoft Office Anwendungen nutzen zu können, ist Office 365 vielleicht das Richtige für euch. Und das beste: für eingetragene Vereine ist es über Stifter Helfen komplett kostenlos!

Je nach Bedarf und Paket erhaltet ihr die Onlineversionen von:

- Word

- Outlook

- OneNote

- Excel

- OneDrive

- PowerPoint

- Skype for Business

- Uvm.

- Außerdem steht jedem*r User*in 1 TB Cloudspeicher zum Speichern, bearbeiten und teilen von Dateien zur Verfügung

- eine eigene Email Adresse für jede*n User*in + die Möglichkeit Verteiler & Gruppen einzurichten

Ihr wollt wissen, wie ihr Office 365 für euren Stamm/Bezirk beantragen könnt? Dann lest euch hier ein:

 

Stifter Helfen

Um an die Lizenzen zu kommen, müsst ihr erst einmal nachweisen, dass ihr dazu berechtigt seid. Die macht Microsoft nicht selbst, delegiert diese Aufgabe an Stifter-Helfen.de. Hier müsst ihr einen Account erstellen und Eure Gemeinnützigkeit nachweisen. Dies ist leider nur möglich, wenn ihr ein eingetragener Verein (e.V.) seid. Hierzu braucht ihr den Freistellungsbescheid, den ihr hochladen müsst. Nach einer Prüfung könnt ihr auf das Sponsoring von Stifter Helfen zugreifen, hierzu gehören auch die Microsoftprodukte.

 

Für wen dürfen Lizenzen bestellt werden?

Es gibt diverse Lizenzen. Hier müsste ihr Euch selbst ein wenig informieren. Die entsprechende Seite bei Stifter Helfen findet ihr hier

Falls ihr Fragen habt, schaut doch einmal in den FAQ.

Die Lizenzen, die ihr braucht um den vollen Umfang nutzen zu können, sind die Lizenzen der Kategorie E1. Diese sind für bezahlte Angestellte und Freiwillige in leitender Position.

 

Einrichtung

Für die Einrichtung braucht ihr ein bisschen technisches Verständnis. Hiermit sollte sich Euer Admin beschäftigen.

Teamviewer - online arbeiten, als säße man vor'm gleichen Rechner

TeamViewer ist zusammengefasst eine Möglichkeit, Ihren Desktop mit anderen Instanzen von außen zu teilen. So könnt ihr anderen Personen Zugriff auf euren PC gewähren um z.B. gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten oder Probleme zu beheben - ganz so, als säße die Person selbst vor dem Gerät.

Durch diese Funktionen bietet sich TeamViewer auch für die Zusammenarbeit im Team an, wenn sich die Gruppenmitglieder nicht am selben Ort befinden. Vor allem das Dateitransfer-Tool, mit dem Sie Dateien, Bilder, Text, Ordner und Screenshots übertragen können, erleichtert hier die Zusammenarbeit.

Dabei ist es für Privatpersonen völlig kostenlos nutzbar. Allerdings muss TeamViewer zunächst auf dem PC installiert werden.

Die Funktionen von TeamViewer zusammengefasst:

  • Die Fernwartungssoftware wird in den meisten Fällen dazu eingesetzt, um Videokonferenzen, Dateitransfer und Screen-Sharing zu ermöglichen.
  • TeamViewer unterstützt Windows, Mac, Linux, Chrome OS, BackBerry sowie Android- und iOS- und Windows 10 Mobile-Geräte.
  • Mit dem Programm könnt ihr euch schnell mit dem Rechner einer anderen Person verbinden. Dabei kann es auch Firewalls umgehen.
  • Nach der Installation erhaltet ihr eine Benutzer-ID und ein Passwort. Um sich mit einem weiteren Gerät zu verbinden, benötigt ihr die ID-Nummer seines Nutzers - TeamViewer muss auch dort installiert sein - und einen Code.
  • Erst dann kann eine Verbindung hergestellt werden und der Datenaustausch, die Fernsteuerung oder die Konferenz kann gestartet werden.
  • TeamViewer ist besonders für das Arbeiten im Team geeignet. Auch die Übertragung größerer Datenmengen stellt kein Problem dar und ist durch die geschützten Datenkanäle sicher.

Meetgreen - das einfache Tool für Telefonkonferenzen

Über meetgreen könnt ihr einfach Telefonkonferenzen für bis zum 20 Teilnehmer*innen durchführen. Eine Person meldet sich dafür als Moderator*in einmalig und kostenlos über die Homepage an und erhält so Zugangsdaten per Mail über die ihr euch immer wieder einwählen und Telefonkonferenzen durchführen könnt.

Jede*r Teilnehmer*in der Telko kann selbst entscheiden, ob er*sie die kostenlose Telefonnummer, oder die kostenpflichtige Nummer anruft, deren Einnahmen Aufforstungsprojekte in ganz Deutschland unterstützt.

Die Website bietet sogar ein eigenes Einladungstool, mit dem ihr die Teilnehmer*innen eurer Telko ganz einfach einladen könnt.

 

Zusatz: leider ist die kostenlose Funktion von meetgreen aktuell aufgrund der hohen Nachfrage durch Corona leider nicht mehr verfügbar. Sobald sich daran etwas ändert teilen wir es euch umgehend mit.

Skype - einfache Videokonferenzen im Team

Auch wenn Skype den meisten von euch bekannt sein dürfte, ist es trotzdem ein sehr hilfreiches Tool für die Online-Zusammenarbeit und verdient es hier aufgelistet zu werden.

Über Skype könnt ihr Videokonferenzen abhalten, miteinander Chatten, Dateien und euren aktuellen Bildschirm im Team teilen, um so Ergebnisse zu präsentieren und gemeinsam daran zu arbieten.

Skype muss einmalig heruntergeladen und installiert werden, dann könnt ihr euch einen Account einrichten, mit dem ihr dann für andere Sype Nutzer erreichbar seid. Neben einer Videokonferenz zwischen zwei Laptops sind auch Skype Konferenzen mit dem gesamten Team möglich.